Steve Jobs já havia identificado, em 1986, um dos maiores inimigos da produtividade: as reuniões de trabalho. E ele não foi o único. Um ex-CEO do Google, que também é um dos fundadores da empresa, teve uma ideia para tornar as reuniões produtivas, anos atrás.
Em 2011, Larry Page assumiu o cargo de CEO do Google, substituindo Eric Schmidt. A empresa contava com 30 mil funcionários e crescia com o objetivo de se tornar uma das maiores corporações globais do setor de tecnologia. Na prática, isso significava enfrentar desafios cada vez mais ambiciosos.
Jacob Voytko, ex-funcionário da empresa, compartilhou uma história sobre isso. Ele conta que Larry Page costumava fazer piadas com a concorrência, aludindo ao fato de que empresas como o Yahoo! levavam semanas para atualizar a página inicial.
No entanto, o próprio Google levava semanas para publicar dados em sua página principal, e Page certamente se tornaria alvo de piadas de alguma startup. Foi então que ele decidiu que precisava tomar medidas drásticas.
Ideias para modernizar reuniões
Um plano para tornar a empresa mais eficiente e ágil incluía mudar a forma como o Google realizava suas reuniões. Larry Page enviou um e-mail para toda a empresa com diretrizes, na tentativa de modernizar o formato dos encontros. Entre outras recomendações, cada reunião deveria ter um “tomador de decisão”.
Além disso, as reuniões deveriam ser limitadas a 10 pessoas, e todos os participantes precisariam contribuir com ideias ou então não participar. As reuniões de uma hora passariam a durar 50 minutos, permitindo uma pausa para uso do banheiro entre os compromissos.
O e-mail de Page para os funcionários afirmava que, embora as decisões pudessem ser discutidas, uma vez tomadas, todos deveriam agir de acordo. Ele também destacou que “toda reunião deve ter um propósito, estrutura e pauta claros” e que os participantes deveriam estar presentes, pontuais e focados exclusivamente na reunião.
Embora as reuniões devessem ser organizadas em pequenos grupos, as anotações produzidas precisavam ser amplamente divulgadas.
Além disso, como relatado pelo Business Insider na época, quando a carta de Page vazou em 2011, ela afirmava que “nenhuma decisão deveria esperar por uma reunião. Se for absolutamente necessário realizar uma reunião antes de tomar uma decisão, ela deve ser agendada imediatamente”.
Mudanças geraram certo caos
Em uma dessas reuniões decisórias, alguém perguntou a Page se o Google Agenda deveria adotar uma duração padrão de 25 e 50 minutos para reuniões, em vez de 30 e 60 minutos, para se alinhar às suas ideias — e ele respondeu que sim. Assim, alguém da equipe do Google Agenda implementou a mudança.
No entanto, na prática, surgiram problemas. Voytko afirma que, em muitos casos, as reuniões continuavam até que os participantes fossem obrigados a sair porque outras pessoas chegavam para usar a sala reservada.
Uma equipe do escritório de Nova York, que parecia preferir reuniões muito curtas, encontrou outra solução: realizá-las em pé. A ideia era reservar as salas justamente nos dez minutos entre uma reunião de 50 minutos e a seguinte. Se todas as salas estivessem disponíveis nos últimos 10 minutos de cada hora, eles utilizariam esse tempo.
Mas isso também gerava problemas, como revela o ex-funcionário em sua conta no Substack. Para outras equipes, as salas só podiam ser reservadas a cada hora cheia, o que criava atritos entre quem desejava estender a reunião e quem já havia reservado o espaço fora do horário padrão.
Medidas mais drásticas para garantir eficiência
Nessa ampla reorganização promovida por Page, a empresa foi dividida em sete grupos de produtos com líderes claramente definidos, o que visava garantir que a responsabilidade recaísse sobre uma única pessoa. O objetivo era adotar um modelo organizacional mais ágil, semelhante ao de uma startup.
Outra medida drástica foi o encerramento de grandes projetos, como o Buzz, para concentrar os esforços no Google+, como explicou a empresa na época. Outras iniciativas buscavam evitar que as reuniões se tornassem um obstáculo à produtividade.
Imagem | Foto de Marian Kamenistak no Unsplash
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