5 armadilhas que consomem seu tempo no trabalho e prolongam o tempo das tarefas

Frequentemente, durante a jornada de trabalho, corre-se o risco de cair em certos hábitos e situações que fazem com que o expediente se estenda além do planejado. A maioria dessas “armadilhas de tempo” surge de comportamentos cotidianos que desgastam a concentração e vão roubando preciosos minutos que se acumulam ao final do dia, afetando tanto a produtividade quanto o bem-estar pessoal.

Entender quais são essas práticas e como elas influenciam a gestão do tempo é fundamental para evitar que a jornada se prolongue desnecessariamente e para retomar o controle sobre o horário de trabalho.

Conversas informais que se prolongam

Um dos motivos mais comuns para ficar até mais tarde no trabalho são as conversas improvisadas na máquina de café, que acabam se tornando longos papos. Segundo Kiki Ramsey, CEO do Positive Psychology Coaching and Diversity Institute, em entrevista à Fast Company, “as conversas rápidas no café podem facilmente se transformar em bate-papos de 30 minutos”.

A especialista explica que, para evitar esse tipo de interrupção, o recomendável é programar essas interações como pausas conscientes. Ou seja, combinar com a pessoa com quem você quer conversar para fazer uma pausa para tomar café ou um almoço planejado. Dessa forma, evita-se que interfiram na concentração e na agenda de trabalho. Assim, mantém-se o componente social entre colegas, que contribui para um bom ambiente de trabalho, sem prejudicar nem a produtividade própria nem a dos demais.

Olhar um e-mail e acabar vendo vídeos de gatinhos

Outra armadilha frequente está nas pausas, inicialmente curtas, que se transformam em longos períodos de distração. Nesse sentido, o uso ilimitado do celular é um dos principais culpados pela perda de tempo durante a jornada de trabalho.

Ramsey aconselha estabelecer um temporizador ou um alarme para controlar essas pausas e garantir que sejam breves. Os aplicativos são projetados para capturar sua atenção, por isso não é estranho pegar o celular para checar um e-mail e acabar passando uma hora vendo vídeos de gatinhos. Manter o controle sobre esses momentos é fundamental para não cair na extensão voluntária do horário de trabalho.

Resolver assuntos pessoais durante o expediente

O trabalho remoto tem borrado os limites clássicos de horário, o que pode levar a atender questões pessoais durante a jornada de trabalho. Isso inclui chamadas, burocracias ou qualquer outro tipo de tarefa que desvie a atenção do trabalho.

Ramsey aponta que esse tipo de distração afeta a concentração e prolonga a jornada mais do que o necessário. “Embora os limites entre o trabalho e o pessoal tenham se tornado menos claros, chamadas ou recados pessoais podem reduzir a concentração e a produtividade”, afirma a especialista.

A recomendação nesses casos é reservar blocos específicos na agenda semanal para atender esses assuntos, ou então resolvê-los antes ou depois do expediente. Isso ajudará a manter a concentração e a qualidade do trabalho, evitando que interrupções pessoais façam você sair mais tarde.

A importância de dizer “não”

Aceitar tarefas ou responsabilidades alheias pode alterar suas próprias prioridades e estender o horário de trabalho. Ramsey aconselha recusar com gentileza aquelas tarefas que não correspondam às responsabilidades atribuídas e direcioná-las à pessoa adequada. Se isso não for possível, incluir a tarefa no planejamento do dia seguinte para evitar que interfira em seus objetivos.

A falta de capacidade de estabelecer limites claros gera sobrecarga, fazendo com que se trabalhe mais tempo para dar conta de tudo. Essa dificuldade de dizer “não” é uma causa importante da extensão não planejada do dia de trabalho, pois obriga a pessoa a adicionar atividades extras à rotina sem ter planejado tempo para elas, prolongando a jornada sem agregar valor real ao próprio trabalho.

5. Microgestão desnecessária

Um fator que consome muito tempo é a vigilância excessiva ou a microgestão do que seus colegas fazem. “Supervisionar demais as tarefas dos outros é uma perda de tempo e gera estresse desnecessário, tanto para você quanto para eles”, aponta Ramsey.

Em vez disso, procure confiar nos processos e ofereça apoio aos colegas com menos experiência apenas quando necessário. Focar nas suas próprias tarefas melhora a eficiência geral e evita a extensão do horário de trabalho. Além disso, esse tipo de gestão não apenas atrasa o progresso das suas tarefas, como também pode duplicar a carga de trabalho e criar um ambiente de desconfiança, fazendo com que se invistam mais horas do que o necessário.

Estratégias para evitar essas armadilhas e recuperar seu tempo

Para não cair nessas “armadilhas de tempo”, a especialista em produtividade recomenda planejar antecipadamente as tarefas da semana, pelo menos as mais importantes. “Reserve um tempo no domingo para planejar sua semana. Não precisa ser nada sofisticado. Pode ser apenas uma revisão rápida das suas prioridades, projetos e objetivos para a semana. Assim, quando chegar segunda-feira, você estará pronto para começar, em vez de passar parte da manhã pensando no que fazer primeiro”, afirma Ramsey.

Essa técnica abre caminho para um melhor gerenciamento do tempo, pois permite abordar as tarefas de forma ordenada e evita distrações causadas pela improvisação, pelo estresse ou pela urgência de última hora. O urgente e o importante nem sempre caminham juntos, mas o primeiro tende a ofuscar o segundo, dificultando o progresso dos objetivos semanais.

Em Xataka Brasil

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Joe Galvin, diretor de pesquisa da Vistage, uma consultoria de orientação para executivos, afirma que alinhar os ciclos circadianos com as tarefas que exigem maior concentração também é uma forma de acelerar a execução das atividades. “Alguns funcionários estão mais alertas no início da manhã, enquanto outros refletem melhor à tarde”, explica Galvin.

O ideal é reservar as tarefas complexas e estratégicas para esses picos de energia e deixar para outros momentos as pequenas gestões pessoais ou aquelas atividades que exigem menos concentração.

Identificar quando se está mais concentrado ou em que momento do dia se é mais propenso à procrastinação também contribui para ser mais eficiente ao realizar as tarefas diárias e concluí-las dentro do tempo previsto.

Imagem | Unsplash (Akram Huseyn, Jakub Żerdzicki)

Este texto foi traduzido/adaptado do site Xataka Espanha.