"Se forem necessárias mais de duas pizzas, essa reunião é supérflua," diz especialista em liderança

Doze pessoas ao redor de uma mesa, várias conversas trocadas e, uma hora depois, ninguém tem muita certeza sobre o que foi decidido. É uma situação comum em muitas empresas, e o especialista em liderança Santiago Ávila usa uma regra muito simples para explicar como evitá-la: pense em quantas pizzas seriam necessárias para alimentar os participantes.

"Se forem necessárias mais de duas pizzas, essa reunião é supérflua", ele diz em um vídeo nas redes sociais. Embora possa parecer uma ideia peculiar, Ávila lembra que, por trás dela, está uma regra bem conhecida da produtividade: a regra das duas pizzas.

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O princípio diz que uma equipe deve ser pequena o suficiente para se alimentar sozinha com duas pizzas. A ideia tornou-se popular, ligada à cultura de trabalho de Jeff Bezos e da Amazon, especialmente como critério para manter equipes pequenas e autônomas.

Muita gente complica uma reunião

A lógica é bastante intuitiva. À medida que o número de participantes aumenta, também aumenta o número de opiniões, perguntas, nuances e conversas possíveis. Reunir todos para o lado e chegar a uma decisão pode se tornar cada vez mais difícil.

"Quanto mais pessoas compõem uma reunião, mais difícil é decidir", explica Ávila. O resultado pode ser reuniões em que muito tempo é gasto debatendo, mas pouco para especificar o que deve ser feito a seguir.

O especialista cita como exemplo aquelas reuniões de "12, 15 ou 20 pessoas" das quais os participantes podem sair praticamente no mesmo ponto em que entraram, embora com muito menos tempo disponível.

Para Ávila, o problema não está necessariamente em se reunir, mas sim em reunir mais pessoas do que essa conversa realmente precisa. Incluir todos por padrão pode parecer uma forma de garantir que ninguém fique de fora, mas também pode atrapalhar o propósito principal do encontro.

Uma imagem perfeita

"Mais pessoas não significa necessariamente ideias melhores. Significa mais barulho", ele diz. A regra das duas pizzas, portanto, funciona como um lembrete visual de que uma reunião deve contar apenas com aqueles que realmente precisam participar.

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Isso não significa, claro, que duas pizzas constituam uma medida matemática ou que haja um número universal de participantes válido para qualquer situação. A utilidade da regra está na questão que ela coloca antes de enviar um convite: se todas as pessoas convocadas realmente precisam estar naquela reunião. A resposta pode ser algo muito mais simples: há cadeiras demais ao redor da mesa.

Matéria traduzida de Directo Al Paladar*