O novo truque para escapar das reuniões improdutivas é bem absurdo: agendar reuniões falsas para se concentrar

A pandemia de 2020 nos deixou duas certezas: não saímos melhores dela e, no ambiente profissional, existem reuniões que poderiam ter sido facilmente resolvidas com um e-mail. O problema é que todas essas reuniões sem sentido estão consumindo todo o tempo que os colaboradores deveriam dedicar para colocar o trabalho de verdade em dia.

Como revelou o Financial Times em uma reportagem recente, muitos profissionais começaram a usar um truque bastante engenhoso para tentar resgatar algum espaço na agenda: inventar reuniões consigo mesmos só para conseguir trabalhar.

Uma agenda cheia de reuniões inventadas, mas 'produtivas'

Jaime Warren, coach e especialista em organização do trabalho, avalia que as empresas tendem a enxergar qualquer espaço vazio no calendário dos funcionários como tempo ocioso, em vez de encará-lo como o momento que o profissional precisa para executar as tarefas para as quais foi contratado.

Segundo relatos em diferentes discussões no Reddit, para proteger o próprio tempo, os funcionários começaram a agendar reuniões falsas para que seus calendários exibam dias lotados de compromissos que, na verdade, são usados para focar nas entregas. A tática é simples: criar um compromisso semanal ou quinzenal de uma a duas horas na agenda com um título bem corporativo, no estilo 'Revisão de projetos' ou 'Alinhamento de metas'.

Tempo para trabalhar de verdade

 De acordo com o que a especialista explicou ao veículo britânico, 'o que isso permite fazer... é, basicamente, colocar as tarefas em dia'. Ou seja, avançar com o trabalho que se espera que você faça, mas que as constantes interrupções das reuniões simplesmente não deixam.

A especialista também alerta sobre as consequências de não blindar esses horários: 'Alguém vai aproveitar qualquer brecha para levar você ao limite da paciência com uma rápida chamada de alinhamento'. O problema é que a liderança ainda presume que a pessoa precisa dar conta de todas as entregas do cargo, o que leva muitos a estenderem o expediente até invadir o tempo livre.

A arte de fingir estar 'em chamada'

O truque de bloquear espaços na agenda para reuniões fictícias já ganhou várias versões. Alguns usuários do Reddit abrem videochamadas vazias e até recorrem a vídeos no YouTube ou ferramentas que simulam reuniões virtuais. Assim, o status no aplicativo corporativo fica fixado em 'em chamada' ou 'não perturbe' enquanto eles fazem outras atividades longe do computador. Dizer que está ocupado nem sempre basta; às vezes, também é preciso parecer ocupado.

O Financial Times traz o exemplo de uma alta executiva de um clube esportivo no Reino Unido que bloqueava a última terça-feira de cada mês para trabalhar sem interrupções sob a sigla 'FAMT'. Seus colegas de trabalho supunham que se tratava de uma reunião com algum comitê ou confederação. Na prática, a sigla significava 'Fuck All Meetings Tuesday' (uma maneira nada sutil de mandar todas as reuniões de terça às favas) para conquistar tempo de foco. Para surpresa da gestora, ninguém se ofendeu — pelo contrário, todos acharam uma ideia genial.

Duas formas de prestar atenção

Megan Reitz, pesquisadora da Saïd Business School, em Oxford, defende que fugir do excesso de chamadas e reuniõezinhas traz vantagens evidentes. Na visão dela, a cultura dos escritórios caiu em 'sistemas patologicamente frenéticos'. Estar sempre atarefado, afirma, 'virou um símbolo de status'. É a cultura da correria levada ao extremo. O detalhe crucial é que estar ocupado e ser verdadeiramente produtivo nem sempre andam de mãos dadas.

Seu relatório mais recente diferencia dois modos de atenção: o de 'execução', focado em tarefas pontuais, e o 'amplo', em que a pessoa dá um passo atrás para enxergar o todo e estabelecer prioridades. O resultado é que 39% dos entrevistados relatam não conseguir pausar o dia para pensar e organizar demandas. Além disso, 59% descrevem seus encontros de trabalho como 'apressados'. A especialista reforça que ambos os modos são indispensáveis, mas hoje praticamente todo o peso recai sobre o primeiro, deixando os colaboradores sem tempo para planejar a execução do trabalho.

Um respiro que deveria vir de cima

Uma pesquisa da consultoria Gartner apontou que essa responsabilidade não deveria ser jogada nas costas de cada trabalhador. Deveriam ser as próprias empresas a reservar períodos 'livres de reuniões', permitindo que os profissionais foquem em suas atividades sem sofrer interrupções a cada 30 minutos. Conforme destacou a Fortune, iniciativas desse tipo aumentam o rendimento em 26% e reduzem significativamente os casos de burnout na equipe.

Enquanto as empresas não tomam essa atitude, muitos continuarão criando reuniões fictícias com nomes pomposos como 'Geração de Ideias Inovadoras' ou 'Análise Profunda de Sinergia Operacional' para ganhar algum respiro. Um levantamento da Microsoft já alertou que um funcionário é interrompido, em média, a cada dois minutos, somando reuniões, e-mails e conversas de chat.

Imagem | Unsplash (Mateusz Zatorski)