As melhores palavras para escrever no final de um e-mail para obter uma boa resposta: pesquisas comprovam a eficácia

A pesquisa é de 2017, mas os resultados ainda são atuais. Muita gente já usa essas palavras com frequência, e o estudo explica sua eficácia.

Trata-se de encerrar o e-mail com um “Desde já, obrigado”, ou similares.

Por um lado, certamente não é surpreendente que a expressão possa ajudar a obter uma resposta mais rapidamente. Por outro lado, os resultados são interessantes, especialmente quando comparados a outras conclusões populares sobre e-mail. Mas vamos por partes.

De que estudo se trata?

• Foi conduzido pela Boomerang em 2017. Esta é uma empresa que oferece um aplicativo para Gmail e Outlook, entre outras coisas, que amplia o leque de funcionalidades para e-mail, por exemplo, permitindo o envio de mensagens com atraso.
• O estudo baseia-se em mais de 350 mil conversas por e-mail. Elas foram analisadas para verificar a frequência com que certos padrões ocorrem e como podem estar relacionados à taxa de resposta.
• A Boomerang afirma o seguinte sobre a origem dos e-mails: "Utilizamos uma biblioteca de código aberto que nos permitiu coletar e-mails de listas que variam desde e-mails de suporte para o Pidgin (um cliente de mensagens instantâneas) até a lista da UCLA sobre direito religioso, tudo em uma única conversa. Muitas das listas maiores giravam em torno de softwares e sistemas operacionais de código aberto (por exemplo, Python, CentOS)."

Os resultados mais importantes em resumo

O estudo se refere a notícias em inglês, o que, consequentemente, também se aplica aos seus resultados.

Veja como foram as taxas de resposta em cada caso:

*Variações do equivalente de ‘Atenciosamente’

As três formulações que expressam gratidão explicitamente estão entre as mais utilizadas. Ao mesmo tempo, a segunda opção mais frequente aparece apenas em 6º lugar em termos de taxa de resposta.

Uma análise mais detalhada dos dados da Boomerang também mostra que o agradecimento pode ser geralmente útil neste contexto, como deixa claro a seguinte citação:

A diferença que um simples "obrigado" faz na resposta tornou-se ainda mais evidente quando comparamos e-mails com "formas de agradecimento" com todos os outros. E-mails com uma finalização de agradecimento tiveram uma taxa de resposta de 62%. Em comparação, a taxa de resposta para e-mails sem uma conclusão de agradecimento foi de 46%.

Restrições e agradecimentos

Ao analisar os dados e sua avaliação, é preciso considerar certas limitações, também citadas nos comentários do estudo.

• Não se espera uma resposta para todos os e-mails. Além disso, e-mails que esperam uma resposta podem conter um agradecimento no final com mais frequência do que mensagens que não esperam uma resposta.
• Também depende da relação entre remetente e destinatário. Por exemplo, e-mails de pessoas em cargos superiores para seus funcionários podem receber respostas com mais frequência do que outras mensagens.
• Outra possível influência da relação entre remetente e destinatário é que pessoas que se entendem bem são mais propensas a responder umas às outras. Ao mesmo tempo, porém, as mensagens entre essas pessoas também podem conter mais agradecimentos.

A Boomerang está ciente disso. Por esse motivo, também foi analisado, entre outras coisas, se os resultados diferem ao considerar apenas as conversas por e-mail cuja primeira mensagem contém um ponto de interrogação (o que sugere a expectativa de uma resposta).

No entanto, o padrão descrito acima permaneceu.

Escolha de palavras pode ser importante

Sobre a questão da causalidade, a Boomerang cita outro estudo intitulado "Um pouco de gratidão faz muita diferença".

Ele mostrou que um pedido de ajuda com uma carta de apresentação tinha mais do que o dobro de probabilidade de ser atendido se o e-mail contivesse uma expressão de gratidão. No entanto, o banco de dados aqui é pequeno, com 69 casos de teste.

Gratidão no ambiente de trabalho: Um estudo recente da Academy of Management (AMD) encontrou efeitos positivos da gratidão expressa antecipadamente em um contexto completamente diferente. Trata-se da resiliência ao estresse no ambiente de trabalho:

O momento das expressões de gratidão – antes da ocorrência do estresse ou em resposta ao estresse – mostra-se fundamental [...]. Em dois estudos experimentais [...], mostramos que expressões antecipatórias de gratidão aumentam a resiliência [...] em comparação com expressões de gratidão focadas na reação e que expressões antecipatórias de gratidão [...] aumentam a perseverança antes da realização de uma tarefa estressante, tudo por meio do mecanismo de valor social.

Este também não é necessariamente um resultado surpreendente, que estará sujeito a certas restrições.

Mas certamente Não custa lembrar que um sincero agradecimento antecipado pode ser muito valioso em diversos contextos, tanto para você quanto para os outros.